Externe Vertrouwenspersoon
Een veilige gesprekspartner, met wie medewerkers, managers en bestuurders in vertrouwen ongewenste omgangsvormen en integriteitskwesties kunnen bespreken.
Net als een interne vertrouwenspersoon draagt de externe vertrouwenspersoon bij aan een veilig psychosociaal werkklimaat. Dat is niet alleen belangrijk voor de medewerkers, maar ook voor de mensen voor of met wie zij werken.
Een vertrouwenspersoon is iemand die laagdrempelig benaderbaar en neutraal is. Medewerkers moeten zich veilig voelen om hun zorgen te kunnen melden en te onderzoeken hoe zij met hun situatie kunnen omgaan. Hoe minder de situatie escaleert, hoe groter de kans op een win-winoplossing.
Een externe vertrouwenspersoon maakt geen onderdeel uit van de organisatie. Het feit dat zij niet iemands collega is en geen organisatiedoelen hoeft te behalen, zorgt ervoor dat zij neutraal kan zijn en ook als neutraal gezien wordt. Om laagdrempelig benaderbaar te zijn is het voor de externe vertrouwenspersoon belangrijk dat zij goed wordt gepositioneerd in de organisatie.
Welke taken kan de externe vertrouwenspersoon vervullen?
De rol van externe vertrouwenspersoon omvat drie hoofdtaken.
1. Opvang en begeleiding van medewerkers en ouders
Medewerkers en bestuurders kunnen bij de externe vertrouwenspersoon terecht wanneer zij te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen en integriteitskwesties, of hiervan worden beschuldigd.
De externe vertrouwenspersoon is een veilige en onafhankelijke gesprekspartner. Zij biedt een luisterend oor en ondersteunt de melder zonder het probleem over te nemen. Zij kan helpen de situatie te verhelderen en meedenken over de mogelijkheden die de melder heeft om hiermee om te gaan. De melder houdt steeds de regie.
Alles wat tussen melder en externe vertrouwenspersoon besproken is blijft vertrouwelijk, tenzij de wet anders voorschrijft, er sprake is van acuut gevaar of de melder zelf kiest voor openheid.
2. Voorlichten en inspireren van de mensen in de organisatie
Hiermee kan de vertrouwenspersoon zichzelf kenbaar maken en bijdragen aan bewustzijn over wat gewenst en integer gedrag is in de werkomgeving. Daarmee brengt zij het gesprek op gang over hoe mensen willen omgaan met ongewenst of niet-integer gedrag.
3. Gevraagd en ongevraagd adviseren van directeuren en bestuur
Wanneer de externe vertrouwenspersoon signalen ontvangt die reden zijn tot zorg, kan zij deze voorleggen. Zij kan meedenken over mogelijkheden om deze signalen in de toekomst te voorkomen. Maar dit kan alleen op voorwaarde dat dit niet herleidbaar is tot de identiteit van de melder of de beschuldigde.
Een sociaal veilig arbeidsklimaat
Een organisatie heeft beleid, afspraken en voorzieningen nodig. Zodat medewerkers weten wat gepast gedrag is. Of een plek waar je veilig kunt melden als het toch niet lekker loopt.
De externe vertrouwenspersoon kan hierover meedenken. Denk bijvoorbeeld aan:
- Afspraken over gedrag wat wel en niet geaccepteerd wordt.
- Afspraken over integriteit: mag je de cadeaubon die je als bedankje van een klant kreeg voor jezelf houden, of moet je die delen met je team?
- Een procedure waar je veilig kunt melden en waar zorgvuldig met de melding wordt omgegaan.
Wie kan terecht bij de externe vertrouwenspersoon?
Medewerkers, bestuurders, stagiaires en vrijwilligers kunnen terecht bij de externe vertrouwenspersoon wanneer zij te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen of integriteitskwesties. Het is ook mogelijk dat externe partijen, bijvoorbeeld klanten of leveranciers, gebruik mogen maken van de vertrouwenspersoon.
Leidinggevenden of bestuurders die zich zorgen maken over de psychosociale veiligheid in de organisatie kunnen, als zij dit willen, hierover sparren met de externe vertrouwenspersonen. De externe vertrouwenspersoon kan niet in dezelfde kwestie zowel de melder als de beschuldigde bijstaan.
Wanneer een interne vertrouwenspersoon behoefte heeft om met een andere vertrouwenspersoon te sparren, dan kan dit met de externe vertrouwenspersoon. Omgekeerd zal de externe vertrouwenspersoon niet sparren met de interne vertrouwenspersoon, maar zoekt zij hiervoor iemand uit haar eigen netwerk.
Onze werkwijze
Wie zijn wij?
Marie-Ange Leijssen
Heeft ruime ervaring als interne vertrouwenspersoon bij een grote organisatie. Ook heeft ze jarenlang als bedrijfsjurist en coach gewerkt in diverse ondernemingen.
Wat ik belangrijk vind is dat werken in een veilige setting iedereen ten goede komt en dat het belangrijk is dat mensen zich gezien en gehoord voelen. Daar draag ik graag aan bij.
Hanny Post
Heeft ruime ervaring als externe vertrouwenspersoon bij diverse organisaties in onderwijs, productie, semipublieke sector en gemeente. Daarnaast leidt zij vertrouwenspersonen op en verzorgt zij workshops en trainingen in psychosociale veiligheid voor leidinggevenden en medewerkers.
Een veilig werkklimaat gaat hand in hand met een veilig leerklimaat. Als vertrouwenspersoon help ik graag medewerkers hun eigen mogelijkheden ontdekken om met lastige en onveilige situaties om te gaan. De-escaleren en autonomie van de melder zijn hierin belangrijk.